BAGAIMANA YA CARANYA MEMBUAT AKTA KELAHIRAN

Apa yang dimaksud Kegiatan Pencatatan Kelahiran?

Penulis: Matius Sudiman, S.IP, S.TH

Kegiatan Pencatatan Kelahiran
Kegiatan pencatatan kelahiran adalah kegiatan pencatatan peristiwa kelahiran
yang dialami penduduk dalam suatu wilayah Kota/Kabupaten yang dicatatatkan ke Instansi pelaksana. Peristiwa kelahiran akan dicatat sesuai dengan keadaan pada waktu terjadi yang dilaporkan atas dasar bukti-bukti yang sah. Dalam pencatatan peristiwa kelahiran meliputi data-data yang merujuk pada pertanyaan sebagai berikut:
Kapan? adalah pertanyaan untuk pengisian data waktu terjadinya peristiwa kelahiran yang terdiri dari Jam berapa?___________, Hari apa? ___________, Tanggal/bulan/tahun berapa? ____/_____/________pencatatan ini akan menjadi data permanen bagi setiap peristiwa kelahiran.
Dimana? adalah menunjukkan tempat terjadinya peristiwa kelahiran, pencatatan tempat terjadinya peristiwa kelahiran menunjukkan kota/kabupaten terjadinya peristiwa kelahiran yaitu di Kota/Kabupaten ____________________data ini termasuk juga data permanen peristiwa kelahiran, namun penting juga dicatat sebagai data tambahan untuk kepentingan analisis data peristiwa kelahiran yaitu di Rumah sakit mana/Rumah bersalin/Bidan praktek mana_______________ data ini bisa dijadikan data tambahan untuk kepentingan analisis data untuk pembetukan profil kependudukan
Apa? pertanyaan ini untuk mendata apa jenis kelamin bayi laki-laki atau perempuan,.apa kewarganegaraan ibu yang melahirkan WNI/WNA, apa agama orang tuanya.
Bagaimana? bagaimana adalah pertanyaan untuk pendataan tentang keadaan bayi yang dilahirkan apakah lahir normal, cacat fisik, cacat mental atau dengan operasi dicaesar atau perslinan normal, lahir hidup atau lahir mati.
Siapa? pertanyaan siapa untuk mendata siapa nama ibu yang melahirkan, siapa nama ayahnya jikalau pasangan suami istri yang menikah sah scara agama/adat dan secara hukum, siapa bayi yang lahir oleh orang tuanya diberi nama siapa________________siapa dokter/bidan yang menolong persalinan, siapa yang melaporkan peristiwa kelahiran tersebut, siapa saksi kelahiran tersebut.
Berapa? dalam peristiwa kelahiran perlu diketahui dan didata pula berapa jumlah kelahiran tunggal atau kembar kalau kembar kembar berapa, berapa berat bayi yang dilahirkan, berapa panjang bayi yang dilahirkan.
Pencatatan kelahiran dawali oleh Rumah Sakit/Rumah Bersalin/Bidan akan dicatat oleh dokter/Bidan atau petugas lainnya sesuai dengan tempat terjadinya peristiwa kelahiran, atau dibandara, dipesawat terbang, diapal laut akan dicatat oleh Kapten pesawat terbang /Kapal laut atau petugas lain bila terjadi diluar wilayah kota/kabupaten atau sedang dalam perjalanan menuju kesuatu kota. Setelah dicatat oleh Rumah Sakit/Rumah Bersalin/bidan/Kapten kapal laut/kapal udara harus dicatatkan ke instansi pelaksana atau UPTD instansi pelaksana, untuk kelahiran dikota tempat domisili ibunya harus dicatatkan di kantor Kelurahan terlebih dulu untuk diterbitkan Surat Keterangan Kelahiran, sebagai dasar untuk diterbitkan Akta Kelahiran oleh instansi pelaksanan atau UPTD instansi pelaksana, tetapi untuk kelahiran diluar domisili ibunya termasuk yang terjadi dalam perjalanan menuju kesuatu kota langsung dicatatkan dan diterbitkan Akta kelahiran oleh Instansi pelaksana atau UPTD instansi pelaksana Kota/Kabupaten yang akan disinggahi.

Kategori pertama Kelahiran bayi WNI terjadi di Kota/Kabupaten tempat domosili Ibunya

Pencatatan peristiwa kelahiran WNI terjadi di Kota/Kabupaten tempat domisili ibunya.
Untuk kategori peristiwa kelahiran seperti ini diatur dalam Peraturan Presiden RI No.25 Th 2008 pasal 51 ayat ( 2 ) huruf a. Setelah di keluarkan surat dari Rumah Sakit/Rumah Bersalin/Bidan, peristiwa kelahiran tersebut harus dilaporkan ke Kantor Kelurahan/Desa tempat domisili ibu yang melahirkan dengan persyaratan sebagai berikut:
a- Surat kelahiran dari dokter/bidan penolong kelahiran
b- Nama dan Identitas saksi kelahiran
c- KK orang tua, dan
d- KTP orang tua
e- Kutipan Akta nikah/Akta Perkawinan orang tua.
pada ayat (2) ditentukan pencatatan tetap dilaksanakan walaupun tanpa Akta Nikah/Akta Perkawinan orang tua.
Tata cara yang dipakai dalam peristiwa kelahiran seperti ini diatur dalam Peraturan Presiden RI No. 25 Th 2008 pasal 53 adalah sebagai berikut:
“Pencatatan kelahiran penduduk warga Negara Indonesia sebagaimana dmaksud dalam pasal 51 ayat (2) huruf a dilakkan dengan tatacara:
a- Penduduk warga Negara Indonesia mengisi formulir surat keterangan kelahiran dengan dengan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam pasal 52 ayat (1) kepada petugas regester di kantor Desa/Keluarahan.
b- Formulir surat keterangan kelahiran sebagaimana dimaksud pada huruf a ditandatangani oleh pemohon dan dan diketahui oleh Kepala Desa/Lurah.
c- Kepala Desa/Lurah berkewajiban meneruskan formulir surat keterangan kelahiran kepada UPTD instansi pelaksana untuk diterbitkan kutipan Akta kelahiran.
d- Dalam hal UPTD instansi pelaksana tidak ada, kepala Desa/Lurah menyampaikan ke Kecamatan untuk meneruskan formulir surat keterangan kelahiran kepada Instansi Pelaksana.
e- Pejabat pencatat sipil pada instansi pelaksana/UPTD instansi pelaksana mencatat dalam regester Akta kelahiran dan menerbitkan kutipan Akta kelahiran dan menyampaikan kepada kepala Desa/Lurah atau pemohon.

Kategori kedua Kelahiran bayi WNI terjadi di luar Kota/Kabupaten tempat domosili Ibunya

Pelaporan peristiwa kelahiran di luar domisili ibu yang melahirkan.
Peristiwa ini terjadi bila seorang ibu melahirkan diluar kota tempat domisili, diatur pada huruf b , setelah dikeluarkan surat kelahiran dari Rumah Sakit/Rumah bersalin/Bidan langsung bisa dicatatkan ke instansi pelaksana dengan persyaratan sama kecuali kecuali surat kelahiran dari kelurahan.
tatacaa yang dipakai adalah sebagai berikut:
a- Penduduk WNI mengisi formulir surat keterangan kelahiran dari dokter/bidan/penolong kelahiran dan menunjukkan KTP ibu dan bapaknya kepada instansi pelaksana.
b- Pejabat pencatatan sipil pada instansi pelaksana mencatat dalam regester Akta kelahiran dan menerbitka kutipan Akta kelahiran.


Kategori ketiga Pencatatan kelahiran orang asing, bagi ibu yang berdomisili ditempat kelahiran dan diluar tempat domisili ibunya dan orang asing pemegang izin kunjungan

Pencatatan kelahiran orang asing, bagi ibu yang berdomisili ditempat kelahiran dan diluar tempat domisili ibunya dan orang asing pemegang izin kunjungan
di atur dengan persyaratan sebagai berikut:
a- Surat kelahiran dari dokter/bidan/penolong kelahiran
b- Kutipan Akta Nikah/Akta Perkawinan oang tua.
c- KK dan KTP orang tua bagi pemegang izin tinggal tetap
d- Surat keterangan tempat tinggal orang tua bagi pemegang izin tinggal terbatas dan/atau
e- Paspor bagi pemegang izin kunjungan.
Dengan tatacara diatur dalam pasal 55 sebagai berikut:
“Pencatatan kelahiran penduduk orang asing sebagimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) huruf e dan d dilakukan dengan cara:
a- Penduduk asing mengisi formulir surat keterangan kelahiran dengan menyerahkan persyaratan sebagaimana di maksud dalam pasal 52 ayat (3) kepada instansi pelaksana.
b- Pejabat Pencatatan Sipil pada instansi pelaksana mencatat dalam regestrasi Akta Kelahiran dan menerbitkan kutipan Akta kelahiran, untuk orang asing pemegang izin kunjungan diatur dalam pasal 56 sebagai berikut
“Pencatatan kelahiran orang asing sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) huruf e dilakukan dengan tata cara:
a- Orang asing mengisi formulir surat keterangan kelahiran dengan menyerahkan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam pasal 52 ayat (3) huruf a dan huruf e kepada instansi pelaksana.
b- Pejabat pencatatan sipil pada instansi pelaksana mencatat dalam regester Akta kelahiran dan menerbitkan kutipan Akta Kelahiran”



Jika Kelahiran orang asing tidak termasuk dalam (1-c)
Kelahiran seperti ini diatur dalam pasal 57 ayat (1) dan (2)
1- Dalam hal terjadi peristiwa kelahiran orang asing yang tidak termasuk dalam lingkup kelahiran sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dapat diberikan surat keterangan tanda lahir oleh pejabat/petugas ditempat kelahiran.
2- Pejabat/petugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah kepala/dokter/bidan pada klinik tempat kelahiran atau kepala Bandar udara atau pelabuhan, Nahkoda kapal berbendera Indonesia Pilot pesawat terbang Indonesia.

Kategori keempat Pencatatan Kelahiran anak yang tidak diketahui asal usulnya

Pencatatan Kelahiran anak yang tidak diketahui asal usulnya diatur dalam pasal 58 dan persyaratan diatur dalam pasal 52 ay (4)
“Persyaratan pencatatan kelahiran sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) huruf f. dengan melampirkan Berita acara pemeriksaan dari kepolisian”
sebagai tata cara diatur dalam pasal 58 tata cara:
“Pencatatan kelahiran anak yang tidak diketahui asal-usulnya atau keberadaan orang tuanya sebgaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) huruf f dilakukan dengan dengan tata cara;
a- Pelapor/Pemohon mengisi formulis surat keterangan kelahiran dengan menyertakan berita acara pemeriksaan kepolisian sebagaimana dimaksud dalam pasal 52 ayat (4) kepada instansi pelaksana.
b- Pejabat pencatat sipil pada instansi pelaksana mencatat dalam regester Akta kelahiran dan menerbitkan kutipan Akta kelahiran


Kategori kelima Kelahiran penduduk WNI diluar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia

Kelahiran penduduk WNI diluar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
Peristiwa kelahiran seperti ini diatur dalam pasal 59
1- Kelahiran Warga Negara Republik Indonesia di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dicatatkan pada instansi yang berwenang di Negara setempat.
2- Kelahiran Warga Negara Indonesia yang telah di catatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilapokan kepada perwakilan republic Indonesia dengan memenuhi syarat:
a- Bukti pencatatan kelahiran dari Negara setempat
b- Fotokopi paspor republic Indonesia orang tua dan
c- Kutipan Akta perkawinan/Buku nikah atau bukti tertulis perkawinan orang tua.
Dengan tata cara diatur dalam ayat (3)
“Pelaporan kelahiran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan tata cara:
a- Warga Negara Indonesia mengisi formulir pelaporan kelahiran dengan menyerahkankan san/atau menunjukkan persyaratan kepada konsuler.
b- Pejabat konsuler mencatat laporan kelahiran Warga Negara Indonesia dalam daftar kelahiran Warga Negara Indonesia dan memberikan surat bukti pencatatan kelahiran dari Negara setempat.”
Jikalau Negara setempat tidak melakukan pencatatan kelahiran maka pencatatan kelahiran di ataur dalam pasal 60:
1- Dalam hal Negara setempat tidak menyelenggarakan pencatatan kelahiran bagi orang asing, pencatatan kelahiran warga Negara Indonesia dilakukan pada perwakilan Republik Indonesia.
2- Pencatatan kelahiran sebagaimana dimaksud pada ayat(1) dilakukan setelah memenuhi syarat berupa:
a- Surat keterangan lahir dari penolong kelahiran.
b- Fotokopi pasport republic Indonesia orang tua atau
c- Kutipan Akta perkawinan, Buku Nikah atau bukti tertulis perkawinan orang tua.
3- Pencatatan kelahiran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan tata cara:
a- Warga Negara Indonesia mengisi formulir pencatatan kelahiran dengan menyerahkan dan/atau menunjukkan persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) kepada pejabat konsuler.
b- Pejabat konsuler mencatat dalam regestrasi Akta kelahiran dan menerbitkan kutipan Akta kelahiran.
Peristiwa kelahiran ini wajib dilaporkan oleh Perwakilan Republik Indonesia kepada instansi pelaksana melalui Departemen yang bidang tugasmnya meliputi urusan pemerintahan dalam negeri. Instansi pelaksana yang menerima akan mencatat dan merekam kedalam database kependudukan.
Warga Negara Indonesia yang dimaksud yang mengalami peristiwa kelahiran diluar wilayah RI setelah kembali ke wilayah RI melapor kepada Instansi pelaksana atau UPTD instansi pel;aksana di tempat domisili dengan membawa bukti pelaporan/pencatatan kelahiran dari luar negeri.


Kategori keenam Kelahiran WNI diatas kapal laut dan Pesawat terbang.

Kelahiran WNI diatas kapal laut dan Pesawat terbang.
Peristiwa kelahiran seperti ini mungkin terjadi pada penduduk WNI. Kelahiran seperti ini diatur dalam pasala 63 ayat (1)
“1- Kelahiran anak Warga Indonesia diatas Kapal laut atau Pesawa terbang di dalam atau diluar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia diberikan surat keterangan kelahiran oleh Nahkoda Kapal laut atau Kapten Pesawat terbang”
Persyaratan dan tata cara pencatatan yang terjadi didalam wilayah RI diberlakukan ketentuan dalam pasal 54, sedangkan yang terjadi diluar wilayah RI, diberlakukan dalam pasal 59, pasal 61 dan pasal 62.



Kategori ke Tujuh Pencatatan kelahiran melampaui batas waktu

Pencatatan kelahiran melampaui batas waktu.
Jika pencatatan kelahiran melampaui batas waktu 60 (enam puluh ) hari sampai dengan 1 (satu) tahun sejak tanggal kelahiran, diatur dalam pasal 64, yaitu tentang persyaratan yang digunakan dengan menggunakan pasal 52 setelah mendapat persetujuan oleh instansi pelaksana.
Tata cara yang digunakan dengan pasal 53, pasal 54, pasal 55 dan pasal 56


Kategori ke Delapan Pencatatan pelaporan kelahiran melampaui batas waktu I (satu) tahun sejak tanggal kelahiran.


Pencatatan pelaporan kelahiran melampaui batas waktu I (satu) tahun sejak tanggal kelahiran.
Jika pencatatan kelahiran melampaui batas waktu 1 (satu) tahun di berlakukan dalam pasal 52 setelah mendapatkan penetapan pengadilan negeri dengan menggunakan tata cara dalam pengurusan pencatatan akta kelahiran anak yang usianya satu tahun atau lebih diatur dalam Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. Khususnya, diatur dalam Pasal 32 ayat (2) tertulis:
“(2) Pencatatan melampaui batas waktu 1 (satu) tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan berdasarkan penetapan pengadilan negeri”.pasal 53, pasal 54, pasal 55 dan pasal 56.”
Persyaratan untuk penetapan pengadilan negeri, dengan tata cara/prosedur sebagai berikut:
Pemohon harus mengajukan suarat permohonan yang ditandatangani oleh Pemohon sendiri atau kuasanya yang sah dan ditujukan kepada Ketua PN. Permohonan disampaikan kepada Ketua Pengadilan Negeri, kemudian didaftarkan dalam buku register dan diberi Nomor Urut, selanjutnya Pengadilan Negeri mengeluarkan penetapan kelahiran terlambat, selanjutnya hasil penetapan dari Pengadilan Negeri didaftarkan ke Kantor Catatan Sipil dan Kependudukan untuk mendapatkan kutipan akta kelahiran.
Persyaratan dan tata cara pencatatan kelahiran melampaui batas waktu 1 (satu) tahun diatur dalam Peraturan presiden RI No.25 Th 2008 pasal 65 ayat (1) dan (2).
(1) Pencatatan pelaporan kelahiran yang melampaui batas waktu 1 (satu) tahun sejak tanggal kelahiran, dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai persyaratan pencatatan kelahiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 setelah mendapatkan penetapan Pengadilan Negeri.
(2) Tata cara pencatatan pelaporan kelahiran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku ketentuan mengenai tata cara pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53, Pasal 54, Pasal 55 dan Pasal 56.


Pasal 53
Pencatatan kelahiran Penduduk Warga Negara Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) huruf a, dilakukan dengan tata cara:
a. Penduduk Warga Negara Indonesia mengisi Formulir Surat Keterangan Kelahiran dengan menunjukkan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 ayat (1) kepada Petugas Regestrasi di kantor desa/Kelurahan.
b. Formulir Surat Keterangan Kelahiran sebagaimana dimaksud pada huruf a ditandatangani oleh pemohon dan diketahui oleh Kepala Desa/Lurah.
c. Kepala Desa/Lurah berkewajiban meneruskan Formulir Surat Keterangan Kelahiran kepada UPTD Instansi Pelaksana untuk diterbitkan Kutipan Akta Kelahiran.
d. Dalam hal UPTD Instansi Pelaksana tidak ada, Kepala Desa/Lurah menyampaikan ke kecamatan untuk meneruskan Formulir Surat Keterangan Kelahiran kepada Instansi Pelaksana.
e. Pejabat Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana/UPTD Instansi Pelaksana mencatat dalam Regester Akta Kelahiran dan menerbitkan Kutipan Akta Kelahiran dan menyampaikan kepada Kepala Desa/Lurah atau kepada pemohon.


Pasal 54
Pencatatan kelahiran Penduduk Warga Negara Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) huruf b, dilakukan dengan tata cara:
a. Penduduk Warga Negara Indonesia mengisi Formulir Surat Keterangan Kelahiran dengan menyerahkan surat kelahiran dari dokter/bidan/penolong kelahiran dan menunjukkan KTP ibu atau bapaknya kepada Instansi Pelaksana
b.Pejabat Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana mencatat dalam Regester Akta Kelahiran dan menerbitkan Kutipan Akta Kelahiran.


Pasal 55
Pencatatan kelahiran Penduduk Orang Asing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) huruf c dan huruf d. dilakukan dengan tata cara:
a. Penduduk Orang Asing mengisi Formulir Surat Keterangan Kelahiran dengan menyerahkan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 ayat (3) kepada Instansi Pelaksana.
b. Pejabat Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana mencatat dalam Regester Akta Kelahiran dan menerbitkan Kutipan Akta Kelahiran.


Pasal 56
Pencatatan kelahiran Orang Asing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) huruf e, dilakukan dengan tata cara:
a. Orang Asing mengisi Formulir Surat Keterangan Kelahiran dengan menyerahkan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 ayat (3) huruf a dan huruf e kepada Instansi Pelaksana.
b. Pejabat Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana mencatat dalam Regester Akta Kelahiran dan menerbitkan Kutipan Akta Kelahiran.
Setelah di keluarkan surat dari Rumah Sakit/Rumah Bersalin/Bidan, peristiwa kelahiran tersebut harus dilaporkan ke Kantor Kelurahan/Desa tempat domisili ibu yang melahirkan dengan persyaratan sebagai berikut:
a- Surat kelahiran dari dokter/bidan penolong kelahiran
b- Nama dan Identitas saksi kelahiran
c- KK orang tua, dan
d- KTP orang tua
e- Kutipan Akta nikah/Akta Perkawinan orang tua.
pada ayat (2) ditentukan pencatatan tetap dilaksanakan walaupun tanpa Akta Nikah/Akta Perkawinan orang tua.
Tata cara yang dipakai dalam peristiwa kelahiran seperti ini diatur dalam Peraturan Presiden RI No. 25 Th 2008 pasal 53 adalah sebagai berikut:
“Pencatatan kelahiran penduduk warga Negara Indonesia sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat (2) huruf a dilakkan dengan tatacara:
f- Penduduk warga Negara Indonesia mengisi formulir surat keterangan kelahiran dengan dengan persyaratan sebagaimana dimaksud dalam pasal 52 ayat (1) kepada petugas regester di kantor Desa/Keluarahan.
g- Formulir surat keterangan kelahiran sebagaimana dimaksud pada huruf a ditandatangani oleh pemohon dan dan diketahui oleh Kepala Desa/Lurah.
h- Kepala Desa/Lurah berkewajiban meneruskan formulir surat keterangan kelahiran kepada UPTD instansi pelaksana untuk diterbitkan kutipan Akta kelahiran.
i- Dalam hal UPTD instansi pelaksana tidak ada, kepala Desa/Lurah menyampaikan ke Kecamatan untuk meneruskan formulir surat keterangan kelahiran kepada Instansi Pelaksana.
j- Pejabat pencatat sipil pada instansi pelaksana/UPTD instansi pelaksana mencatat dalam regester Akta kelahiran dan menerbitkan kutipan Akta kelahiran dan menyampaikan kepada kepala Desa/Lurah atau pemohon.

Kategori ke Sembilan Pencatatan lahir mati

Pencatatan lahir mati
Pada peristiwa lahir mati dalam pencatatannya diberlaukan pasal 66 ayat (1), (2) dan (3)
“(1). Pencatatan pelaporan lahir mati, dilakukan setelah memenuhi syarat:
a- Surat penmgantar RT dan RW;
b- Keterangan lahir mati dari dokter/bidan/penolong kelahiran.
(2). Berdasarkan pelaporan lahir mati sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepala Desa/Lurah menerbitkan dan menandatangani surat keterangan lahir mati atas nama kepala instansi pelaksana.
(3). Kepala Desa/Lurah berkewajiban mengirim Surat Keterangan lahir mati kepada petugas perekaman data kependudukan di Kecamatan.
(4). Pencatatan pelaporan lahir mati orang asing dilakukan oleh Instansi pelaksana.